De zomervakantie breekt alweer bijna aan! Na wéér een ongewoon jaar zijn collega’s en leerlingen toe aan een heerlijke pauze. Net als ieder jaar zijn er een aantal AVG-punten waar je op kunt letten als school om ook écht zorgeloos de deur op slot te kunnen doen. Hieronder zetten we een aantal tips uit de praktijk op een rijtje.

Wisseling van medewerkers 

Ieder jaar zijn er veel mutaties op scholen. Leerkrachten gaan met pensioen, wisselen van groep of school of starten juist hun loopbaan in het mooiste vak ter wereld. Wat de omstandigheid ook is, je wilt graag extra letten op de risico’s die dit met zich meebrengt. Zorg dat je met vertrekkende collega’s duidelijke afspraken hebt gemaakt over de overdracht van persoonsgegevens, het stopzetten van systeemaccounts en het inleveren van sleutels.  

“Het is handig om al vóór de zomervakantie in beeld te hebben wat de wisselingen in je school of bestuur zijn.”

Leerlingadministratie 

In lijn met het vorige punt: kijk ook vóór de zomervakantie na welke collega’s er toegang hebben tot groepen in de leerlingadministratie. Een AVG-principe is dat je geen toegang hebt tot gegevens die je niet voor je werk nodig hebt. Het is handig om al vóór de start van de zomervakantie acties in beeld te hebben wat de wisselingen op je school of in je bestuur zijn. De voorbereidingen op het nieuwe schooljaar verlopen dan een stuk gemakkelijker.  

Opschonen leer- en werkomgevingen 

Zeker in de periode van het (deels) geven van thuisonderwijs is er veel gebruik gemaakt van digitale leer- en werkomgevingen, zoals Microsoft Teams of Google Workspace. Ook deze omgevingen verdienen in de aanloop naar het volgende schooljaar de aandacht. Heb je volgend jaar andere kinderen in je groep? Kunnen je ‘oude’ omgevingen verwijderd worden? Staan er gegevens van leerlingen in die onderdeel zijn van hun leervoortgang? Bereid je er nu op voor, dan sta je niet voor verrassingen als de ICT-beheerder een opschoonactie heeft gedaan. 

“Merk je dat je een aantal ‘aha-momenten’ had? Dan is het tijd om volgend schooljaar goed te kijken naar het beleid en de werkprocessen die jou ondersteunen bij de praktische kant van de AVG.”

Regeren is vooruitzien 

Veel van de punten die hierboven genoemd zijn horen onderdeel te zijn van het beleid van de organisatie. Merk je dat je een aantal ‘aha-momenten’ had? Dan is het tijd om volgend schooljaar goed te kijken naar het beleid en de werkprocessen die jou ondersteunen bij de praktische kant van de AVG. En kom je erachter dat er dingen ondanks je voorbereiding toch niet helemaal goed liepen? Dan kun je dit na de zomer prima oppakken met je functionaris gegevensbescherming en je privacy-officer!